<%@ Language=VBScript %>

<%WritePageName%>

Konsten att hantera gammalt material

Få saker är så avtändande på besökare som uppenbart gammalt och inaktuellt innehåll. Det solkar ner varumärket och minskar lusten att stanna och att köpa något. Trots det är det knappast en högt prioriterad uppgift att gå igenom och slänga gammalt material.

Stökig källare

Alla har vi väl gjort den erfarenheten att det är svårare att slänga något gammalt än att skaffa nytt. Därför ser källar- och vindsförråd ut som de gör. Tyvärr tar vi med oss det här på våra nätplatser. Där kan konsekvenserna bli värre.

Gammal nyhet om konkurs

I september i år fick ett amerikanskt flygbolag se sitt börsvärde sjunka dramatiskt efter att nyheten om deras förestående konkurs börjat cirkulera på nätet. Felet var bara att nyheten var sex år gammal och företaget hade återhämtat sig.

Automatisk nyhetstjänst fångade upp

En tidning i Florida hade lagt nyheten på avdelningen för mest lästa artiklar på sin nätplats. Googles automatiska nyhetsförmedling, Google News, fiskade upp den och andra hakade på. Det illustrerar hur det kan gå till.

Samverkande effekter

Här ser vi hur två fenomen på nätet samverkar och förstärker en oönskad effekt. Vi har en nätplats som inte har tagit bort gammalt material. Och vi har ett automatiskt system, som inte gör någon värdering, utan bara lägger upp vad det hittar.

Det lätta beslutet

Det är det lättaste beslutet för ett webbteam att fatta; att lägga upp material på nätplatsen. Beslutet underlättas av att publiceringsverkyget är konstruerat för att det ska vara enkelt. Det är det som är poängen med det.

Många önskemål om publicering

Det kommer ständigt önskemål från organisationen om att det och det måste finnas. Bara det är digitalt så går det. Det är enkelt att ta trycksakerna, förvandla dem till PDF:er och lägga upp. Den som lagt upp allt kan i alla fall inte kritiseras för att något saknas.

Tid är dyrt - hårddiskar billiga

Det är också en ekonomisk fråga. Hårddiskar är billiga, arbetstid dyrt. I stället för att låta någon lägga tid på att gå igenom allt för att se vad som kan tas bort, är det enklare och billigare att köpa en ny hårddisk när utrymmet börjar tryta.

Det svåra beslutet

Det är svårt att ta bort material. Det är inte bara tidsödande, det kräver både erfarenhet och kunskaper. Vem som helst kan enkelt publicera nästan vad som helst. Men det krävs verklig skicklighet för att rätt bedöma och redigera innehåll.

Växande problem

Det här är ett växande och verkligt problem för många företag. Tyvärr tycks de inte veta om det ännu. Hittills har de flesta nätplatser varit under uppbyggnad och att då komma med synpunkter på att material är gammalt eller onödigt har inte varit enkelt.

Kan skada företaget

Men problemet är allvarligt och vi kan vara övertygade om att det kommer fler historier, som det om flygbolaget. Mängden inaktuellt material ökar hela tiden och kommer att skada de företag som inte ser upp i tid och börjar revidera sitt material.

Ledningens ansvar

Har du ansvar för din organisations nätplats är det din skyldighet att upplysa ledningen om hur det ligger till. Sedan är det upp till den att ansvara för att allt material som visas upp offentligt på nätet revideras och gallras professionellt.

Stäng av publiceringsverktyget

Den första och viktigaste åtgärden är att upphöra med den fria publiceringrätten. Stäng av publiceringsverktyget för alla utom den behörige. Om det inte redan finns en måste man utse en redaktör som har rätt att besluta om vad som ska publiceras.

Ägare till allt material

Se till att allt material som publiceras har en tydlig ägare, som författare, handläggare, projektledare etc. Denne får avgöra materialets aktualitet. Det duger inte att skylla på tidsbrist. Om ägaren inte hinner revidera sitt material blir det inte publicerat. Den makten måste webbredaktören ha.

Ta bort skräpet direkt

I det akuta skedet vid en revidering måste man börja med att ta bort material som är felaktigt och uppenbart inaktuellt. Därefter får man bedöma vad som måste sparas av legala skäl eller som man tror behövs för framtida forskning.

Arkivera resten

Sådant material måste arkiveras för att försvåra åtkomst. Arkivsidorna bör ges en egen avdelning på platsen. Helst ska denna göras otillgänglig för den vanlige besökaren. Och självklart får den inte visas för sökmotorerna.

Solka inte ner ditt varumärke

Historien med flygbolaget visar att gammalt material i orätta händer ställa till med stor skada. Men den nedsolkning av varumärket det innebär att besökarna ser inaktuellt material är skäl nog för att se till hålla organisationens nätplats i ordning.

Seppo Salmivuori

Har du synpunkter eller invändningar? Skriv en rad!