<%@ Language=VBScript %>

<%WritePageName%>

Bättre autosvar vid frånvaro

Under semestersäsongen brukar de automatiskt genererade svaren på epostutskick dugga tätt. Om man, som jag skickar en hel del e-post, kan man se många olika varianter på temat. Här finns ännu en dåligt utnyttjad resurs för bättre kontakt med viktiga kunder, kollegor eller prospekt.

Pliktskyldiga svar

Vi vet hur det brukar gå till. Inför en resa eller frånvaro av annat skäl står vi i dörren till rummet och går igenom om det är något vi glömt. "Visst ja! - mailen!" Och så rusar vi till datorn, aktiverar autosvar i Outlook och skriver ner det nödvändigaste.

Ìntetsägande svar

Men tänk om den där viktiga kunden, kollegan eller det heta prospektet som du bearbetat så länge får för sig att kontakta dig just när du är borta. Att då mötas av ett neutralt och uppenbart automatiskt brev är kanske inte så lyckat.

Personliga autosvar

Självklart kan vi inte sitta på våra kontor dygnet runt och vänta på brev som vi kan svara personligt på. Och ett automatiskt skapat brev är bättre än inget svar alls. Men det går att göra även autosvar mer personliga och kontaktskapande.

Vill ha kontakt

Det finns ingen bra statistik på hur många frånvarosvar som faktiskt öppnas. Men en god gissning är att det är ganska många. Den som skickade det ursprungliga brevet har ett ärende och vill förmodligen veta när hon kan få kontakt.

Förbered autosvaret ordentligt

Som alltid när någon försöker få kontakt är det dumt att slarva bort tillfället. Och eftersom e-post är det hetaste och effektivaste mediet för marknadskontakter är det lika bra att förbereda ett bra mottagande även när du är borta.

Först det grundläggande och uppenbara:

Signaturrad

Kontrollera också att din autoresponder lägger till en signatur med en personlig hälsningsfras och de vanliga kontaktuppgifterna, webbadress mm.

Några förslag

När detta är på plats är det dags att fundera på hur ditt autosvar kan utformas för att göra större intryck. Här är några förslag. Du kan säkert komma på fler som bättre passar just dig.

Exotisk resa

Ska du resa till något exotiskt resmå? Berätta om det. Det sätter alltid igång fantasin hos mottagern och du får högre status. Dessutom har ni något att tala om när du är tillbaka.

Blogg

Har du en blogg? Ge länken till den och berätta hur ofta du tänker skriva i den under tiden. Det hjälper dig att att hålla kontakten varm när du är borta. Men se bara till att det du publicerar där lämpar sig för dina kontakter. Avstå om du tvekar.

Kurs

Ska du på kurs? Berätta om den och varför du ska gå den och vilket resultat du väntar dig. Det är alltid bra att tala om att du höjer din kompetens. Både inför kunder och kollegor.

Konferens

Ska du på konferens? Självklart bör du berätta om vad den handlar om och vilken roll du spelar i den.

Ledarroll

Har du en ledande roll i något sammanhang? Ska du leda ett seminarium eller vara projektledare i ett projekt utanför ditt ordinarie jobb? Låt dina kunder och kollegor få veta det.

Annonsera ny produkt eller tjänst

Har ditt företag en ny produkt eller ny tjänst som ni lanserar samtidigt? Passa på att berätta om det i ditt autosvar. Skapa en liten textannons längst ner om det är lämpligt.

Frånvaro inget skäl till dåligt svar

Vi kan vi inte alltid vara på plats när vi får e-post. Därför måste vi använda oss av autoresponders som svarar under tiden. Men det är inget skäl till att möta dem som söker nå oss med neutrala och intetsägande svar.

Försitt inte ett bra tillfälle

E-post är ett hett kontaktmedium. Det är snabbt och vi förväntar oss snabba svar. Den som skickar ett brev vill ha kontakt. Det gäller att inte försitta det goda tillfället bara för att vi inte är på plats själva.

Seppo Salmivuori

Har du synpunkter eller invändningar? Skriv en rad!